Home Mẹo vặt 50 mẹo vặt excel hay cho dân kế toán cực kỳ hữu...

50 mẹo vặt excel hay cho dân kế toán cực kỳ hữu ích ai cũng nên biết

2
0
Excel là một công cụ giám sát và báo cáo giải trình rất mạnh và phổ cập. Có nhiều Lever kỹ năng và kiến thức khác nhau của người sử dụng Excel. Nếu bạn là một người mới chập chững mở màn, hoàn toàn có thể bạn không biết nhiều về những tính năng tiên tiến và phát triển của nó. Bạn có lẽ rằng cũng không biết một số ít điều cơ bản chỉ vì bạn không tiếp tục sử dụng nó. Bài viết này sẽ liệt kê 50 mẹo vặt Excel với ước mong sẽ cải tổ kiến thức và kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững mở màn .

1. Sử dụng mẫu có sẵn trong excel ( templates )

Đôi khi bạn có một loại bảng tính mới và không biết phong cách thiết kế nó như thế nào. Không sao cả, Excel phân phối cho bạn nhiều mẫu ( templates ) có sẵn để sử dụng, toàn bộ mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa. .. bạn chỉ việc chọn đúng chủ đề bạn đang cần là được, nếu chưa có mẫu đó bạn hoàn toàn có thể chọn tính năng tải về mới từ Microsoft .

Cách sử dụng rất đơn giản, sau khi chọn File >> New, bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
excel-template

2. Tô màu những sheet để dễ phân biệt hơn

Khi bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể có nhiều Sheet khác nhau. Vì vậy, nhìn ở dưới cùng của màn hình ở mỗi sheet có thể gây nhầm lẫn. Excel cho phép bạn tô màu các sheet, vì vậy bạn có thể nhóm chúng theo thể loại và bạn có thể chọn chúng ra dễ dàng hơn.
Ví dụ, có thể muốn tô màu xanh lá cho các sheet mà bạn cần nhập dữ liệu vào hàng ngày, màu xanh dương cho những sheet bạn sử dụng hàng tuần và màu vàng để báo cáo.. .
to-mau-cho-sheet

3. Sao chép Formula

Khi bạn sử dụng công thức đo lường và thống kê nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổng hợp phím Ctrl – D để triển khai .

4. Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter

Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ vận động và di chuyển xuống cell khác. Nhưng hoàn toàn có thể bạn muốn nó phải vận động và di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down .

5. Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống những dòng bên dưới, khi những dòng bên dưới còn chưa có tài liệu .
Sau khi bạn nhập tài liệu cùng những công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl + D để sao chép những công thức xuống dòng sau đó. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng tiếp nối thôi. Bạn yên tâm, giờ đây khi bạn nhập tài liệu xuống những hàng tiếp nối nữa, Excel sẽ thừa mưu trí để tính sao chép liên tục những công thức ở hàng trên khi bạn nhập tài liệu vào .

6. Kích hoạt những ô đã dùng trong công thức

Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn . Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.

7. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi bạn nhập một tài liệu nào đó trong một cell và bạn muốn tài liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để thao tác này bạn có 2 cách :

  • Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
  • Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.

Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích, chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn chuyển dời mouse đến cell đó thì sẽ Open một popup với lời chú thích bạn đã nhập .

Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, giờ đây bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong hành lang cửa số comment. Bạn cũng hoàn toàn có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse .

10. Làm ẩn chú thích .

Muốn cho ẩn đi chú thích ( comment ) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra .

11. Làm ẩn nội dung của Cell .

Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy ( ; ; sau đó chọn OK .

12. Sửa lỗi nhanh trong cell .

Khi bạn nhập tài liệu vào cell nhưng bạn thấy tài liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc .

13. Ðịnh dạng Phần Trăm ( % ) cho tài liệu trong cell .

Khi nhập số Xác Suất ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào số lượng thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20 %, và khi bạn nhập vào là. 2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy Open một hành lang cửa số, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK .

14. Sử dụng công dụng AutoFill .

Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của những cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính ví dụ điển hình, những số đó khởi đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng công dụng Auto Fill để thao tác này : có 2 cách :
Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những tính năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị khởi đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2. Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí ở đầu cuối cần điền giá trị rồi thả ra .

15. Tùy biến AutoFill .

Excel chỉ phân phối cho bạn một số ít list để tự động hóa điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần …. Bạn cũng hoàn toàn có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13, … Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy, bạn làm như sau : Nhập những giá trị của list vào trong những cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK

16. Sắp xếp

Khi bạn sắp xếp tài liệu trong một cột của Excel, nhiều lúc bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy số lượng 95.5 nằm dưới số 95 .

Ðể khắc phục bạn làm như sau :

  • Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó.
  • Mở menu Format – Cell.
  • Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
  • Sau đó sắp xếp lại cột đó.

17. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm .

Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổng hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ Open một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ Open thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng .

18. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách triển khai :

  • Chọn bảng.
  • Chọn Edit.Copy.
  • Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
  • Chọn Edit.Paste Special.
  • Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
  • Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.

Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn . Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn -V hay . Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste

19. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần triển khai

Trong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau : nhấp chuột phải vào tab để chọn những sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet tiên phong, hoàn toàn có thể là chữ, hình ảnh, … sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ Open ở toàn bộ những sheet trong workbook .

20. Xem cú pháp hàm Excel

Nếu như bạn chưa biết hết những hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp những hàm trong Excel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function Open, từ đây bạn hoàn toàn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục tiêu của bạn một cách đúng chuẩn .

21. Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook

Nếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet toàn bộ trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties, chọn tab Contents, sẽ liệt kê tổng thể những sheet có trong file cho bạn xem .

22. Importing Text sang Excel

Khi bạn có một tài liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn tài liệu đó vào worksheet thì tài liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn hoàn toàn có thể làm bằng nhiều cách : 1 / Nếu như tài liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2 / Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như như trên. 3 / Nếu tài liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa tài liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ Open chính sách Wizard hướng dẫn bạn import tài liệu đó vào worksheet của Excel

23. Liên kết dữ liệu Excel và Word

Trong tài liệu mà bạn đang thao tác với Excel cần có 1 số ít nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi biến hóa, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng đổi khác. Bạn làm như sau :
Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó .
Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special Open, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK .

24. Mở tệp tin thường dùng

Phải thao tác tiếp tục trên một tệp tin ( ví dụ bảng quyết toán ), bạn hoàn toàn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này ( ví dụ quyettoan.xls ) mỗi khi chương trình khởi động. Để triển khai điều này, chỉ cần lưu tệp tin ( File > Save As ) vào thư mục XLStart nằm trong \ Program files \ Microsoft Office \ Office .

25. Thêm màu cho bảng tính

Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền ( hoặc font màu ) bạn thích và nhấn Open .

26. Đóng băng ” dòng tiêu đề

Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định và thắt chặt vị trí cho từng cột ( column ). Nếu bạn nhập tài liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình hiển thị, việc làm nhập tài liệu sẽ rất khó khăn vất vả vì dòng tiêu đề “ trôi ” mất. Để “ ngừng hoạt động ” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề ; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn hoàn toàn có thể tự do nhập tài liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính ..

27. Làm đẹp hình ảnh nền

Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi lúc bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao hoàn toàn có thể cải tổ để nó đẹp hơn ?
Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để kiểm soát và điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert. Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard Open, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa Open rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ .
Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột kiểm soát và điều chỉnh kích cỡ sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn .

28. Chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel .

Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này trình làng phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1 : Z52, thực thi như sau :

  • Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ này là A1) .
  • Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn -G).
  • Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dưới cùng bên phải (trong ví dụ này là Z52) .
  • Giữ phím .
  • Nhấn (hoặc nhấn OK).

29. Sao chép tài liệu và công thức nhanh gọn

Thông thường khi cần sao chép tài liệu hay công thức sang một loại những ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ pháp sau đây bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể triển khai việc làm này một cách rất nhanh gọn và hiệu suất cao hơn .
Trước tiên bạn hãy sao chép tài liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép tài liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là tài liệu sẽ tự động hóa dán vào những nơi thiết yếu cho bạn .

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

30. Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn hoàn toàn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn hoàn toàn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn liên tục sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây :
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “ Refers to ” bạn hãy nhập vào giá trị – giả sử tất cả chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã hoàn toàn có thể nhập công thức bất kể theo kiểu = A1 * TaxRate và Excel sẽ tự động hóa thay số cho bạn .
Bằng cách này bạn cũng hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí thời hạn trong việc giải quyết và xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những số lượng thường được sử dụng trong bảng tính .
Giả sử nếu có đổi khác gì so với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời hạn để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và biến hóa trong mục “ Refers to ” là xong .

31. Tìm kiếm trong Excel

Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn -F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.

Lưu ý: Bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.

32. Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel

Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím trong khi vẽ.

Muốn thử tính năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình hiển thị, chọn View. Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật ( giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật ) .

Bây giờ giữ phím trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính.

33. Ignore other applications

Nều bạn chọn option này thì khi bạn sẽ không hề mở trực tiếp 1 workbook bằng cách doule-lick. Workbook bắt buộc phải được mở từ menu File / open .
Cách khắc phục lỗi này là : Vào Menu : Tools / Options, chọn tabs General. Click bỏ dấu check ở mục : Ignore other applications. Chọn OK, chắc như đinh bạn sẽ mở được file Excel một cách thông thường .

34. Sao chép tài liệu từ website

Trang web thường chứa 1 số ít thông tin mà hoàn toàn có thể thực thi việc nghiên cứu và phân tích trong Excel. Với Web Query, bạn hoàn toàn có thể lấy những thông tin từ website dưới dạng như thể một table, hay nhiều table đưa vào văn bản trong Excel và bạn sẽ có được những thông tin được update mới nhất từ website một cách thuận tiện. Để hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này bạn vẫn chọn và copy nội dung từ website và paste vào Excel như thông thường. Khi paste nội dung vào trong Excel, một nút Paste Option sẽ Open. Bạn bấm vào nút này và chọn công dụng Create Refreshable Web Query để tạo một query đến website để lấy tài liệu .

35. Import dữ liệu bằng Web Query

Khi bạn muốn Import nội dung từ trong website nào đó và bạn muốn những tài liệu đó phải được update từ website đã lấy và phải được update khi nội dung biến hóa. Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data / New Web Query. Khi hộp thoại Open, bạn nhập địa chỉ website mà bạn muốn lấy tài liệu vào mục Address rồi bấm nút Go. Nếu bạn đang duyệt website đó trong trình duyệt Internet Explorer ( IE ) thì bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel trên toolbar của IE. Tiếp theo bạn bấm vào những nút mũi tên màu vàng bên trái phía trên của website để chọn vùng tài liệu cần import trong trang, vùng nào được chọn thì vùng tài liệu đó sẽ được đổi màu nền. Nếu những nút mũi tên màu vàng không Open thì bạn bấm vào nút Show Icons nằm trên toolbar của hành lang cửa số .
Nếu bạn muốn lưu lại Query này để hoàn toàn có thể sử dụng cho những Wordsheet khác thì bạn bấm vào nút Save Query để lưu lại. Để thiết lập những thông số kỹ thuật cho kiểu định dạng của tài liệu khi Import thì bấm vào nút Option và chọn những kiểu định dạng mà bạn muốn vận dụng cho tài liệu trong hộp thoại Open. Cuối cùng bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data Open bạn chọn mục Exist Worksheet nếu bạn muốn Import vào trong Worksheet hiện hành và nếu bạn muốn Import vào một Worksheet mới thì chọn mục New Worksheet rồi nhấn nút OK .

36. Chọn lại thông tin cho Web Query

Khi Import một nội dung từ website vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query ( nội dung của tài liệu được Import ) để Import lại, bạn bấm vào nút Edit Query từ toolbar External Data. Nếu toolbar này không Open thì bạn bấm chuột phải lên toolbar của Excel rồi chọn mục External Data .

37. Cập nhật lại tài liệu đã Import từ web

Để update lại tài liệu đã được Import bạn bấm chọn vào vùng tài liệu đã được Import cần update lại sau đó bấm vào nút Refresh Data trên toolbar External Data .

38. Xuất dữ liệu ra website

Excel cho phép bạn xuất dữ liệu thành trang web với hai dạng :

Xuất dưới dạng không tương tác lẫn nhau: Dạng này sẽ cho ra trang web thông thường. Cách làm như sau : mở Workbook muốn xuất ra web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page trong danh sách Save as Type rồi nhấn nút Save.

Dạng có tương tác: Khi Excel lưu trang web dưới dạng này, trang web được lưu sẽ không thể mở ra được trong Excel để hiểu chỉnh lại trang web. Muốn hiệu chỉnh, bạn phải mở chính tập tin Workbook dùng để xuất ra trang web để chỉnh sửa rồi xuất ra lại nội dung mới cho trang web. Để xuất ra dạng này sau khi mở Workbook cần xuất ra web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page, bấm nút Publish trong hộp thoại xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn từng mục tương ứng cần xuất thành web là từng sheet, một số cell nào đó hay toàn bộ workbook bên trong danh sách Choose dưới mục Item to publish và nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name. Nếu bạn muốn xuất lại nội dung trang web sau khi chỉnh sửa để cập nhật lại trang web đã xuất ra trước kia thì chọn mục Previously published items rồi chọn worksheet hoặc từng mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web. Cuối cùng nhấn nút Finish để tiến hành xuất thành trang web và kết thúc công việc.

Để tự động hóa update website mỗi khi lưu lại những thông tin được thay d ? i t ? Workbook đã xuất ra nó thì khi hộp thoại Publish Open bạn ghi lại chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved .

39. Tạo hyperlink đến một tập tin mới

Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ Open. Dưới mục Link to … phía bên trái của hộp thoại Open, bạn bấm nút Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, hoàn toàn có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại ( tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra ) .

40. Tạo hyperlink đến một tập tin đã có sẵn hoặc đến một website khác

Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo thành một hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ. Bấm nút Existing file or Web Page. Bắt đầu từ đây, nếu bạn muốn link đến một tập tin nằm trong một thư mục nào đó thì bấm vào nút Current Folder rồi chọn tập tin cần link đến. Nếu bạn muốn link đến một website nào đó thì bấm vào nút Browser Page rồi chọn một trong những địa chỉ web có trong list hoặc nhập vào ô Address bên dưới. Hoặc nếu bạn muốn link đến một tập tin mà bạn đã sử dụng nó gần đây nhất thì bấm vào nút Recent Files .

41. Tạo hyperlink đến vị trí bookmark của một trang web

Khi muốn link của bạn dẫn đến đến ngay một vị trí nào đó trong một website khác thì bạn bấm chuột phải vào cell hoặc hình mà bạn muốn tạo link, chọn mục hyperlink từ menu Open. Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page rồi chọn website cần link đến rồi bấm nút bookmark, khi hộp thoại Open bạn bấm đúp chuột vào bookmark muốn link đến .

42. Tạo link đến một địa chỉ e-mail

Muốn trong Workbook của bạn có một link đến một địa chỉ e-mail, khi người dùng bấm vào link thì chương trình e-mail sẽ tự động hóa tạo cho bạn một message mới với địa chỉ đã được điền sẵn trong dòng To của message. Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo hyperlink rồi chọn mục hyperlink từ menu phụ Open. Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên dưới mục Link to. Bạn nhập địa chỉ e-mail mà bạn muốn gửi đi vào mục e-mail address, và nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject rồi nhấn OK .

43. Thay đổi địa chỉ link cho hyperlink

Bấm chuột phải vào hyperlink cần đổi khác rồi từ đó biến hóa lại địa chỉ link đến trong hộp thoại và nhấn OK để đồng ý đổi khác .

44. Thay đổi kiểu format cho hyperlink

Khi muốn biến hóa kiểu hiển thị cho hyperlink thì bấm chọn menu Format / Style, chọn mục hyperlink hoặc Followed hyperlink trong list Style Name rồi bấm nút Modify. Khi biến hóa thì toàn bộ những hyperlink trong Workbook sẽ biến hóa theo .

45. Chèn một đoạn workbook khác vào workbook hiện hành

Khi bạn muốn trong workbook của bạn có một đoạn là một nội dung của một workbook khác và đoạn nội dung này sẽ được thay đổi khi workbook nguồn của nó thay đổi. Để liên kết bạn làm như sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau đó chọn vùng dữ liệu rồi nhấn nút Copy. Mở workbook muốn chèn nội dung này vào, chọn vị trí cần chèn sau đó chọn menu Edit/ Paste Special rồi bấm chọn Paste Link. Nếu dữ liệu nguồn nằm trong workbook ở trên Internet hay trên một máy nào khác, bạn có thể gõ địa chỉ chính xác của vùng dữ liệu đó vào trong cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào. Bạn chèn địa chỉ vào bằng cách gõ dấu bằng đầu tiên và tiếp theo sau là địa chỉ trỏ đến vị trí vùng dữ liệu cần lấy ra như ví dụ sau : =’https://vhmod.com/[file.xls]Sheet1’!A1 hoặc =’https://vhmod.com/file.xls’!MyNamedCell.

46. Chọn một cell có chứa hyperlink

Trong một cell có chứa hyperlink, nếu bạn bấm chuột vào để chọn thì Excel sẽ hiểu là bạn đã bấm vào hyperlink. Vì vậy, để chọn một cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell đó rồi chờ cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng rồi mới nhả chuột ra .

47. Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong những ứng dụng MS Office là một trong những tính năng có ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số ít phím tắt thông dụng nhất trong Excel .

48. Vẽ hình vuông vắn và bầu dục nằm trong cell

Khi sử dụng công dụng vẽ hình vuông vắn và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất kể một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột .

49. Lọc dữ liệu bằng Filter

Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua những tài liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 list tài liệu lớn, nhưng đừng lo ngại, bạn hoàn toàn có thể lọc nó theo những tiêu chuẩn nhất định và sắp xếp nó vào 1 list quản trị mà bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy tốt hơn .

Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở Phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn

Nếu bạn không thích cách 1, bạn có thể làm theo cách 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.

50. Thiết lập chính sách Autosave

Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave – tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File >> Options.

Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được lưu lại chọn chưa, bạn cũng hoàn toàn có thể nhập vào số phút sau khi thao tác với tài liệu, bạn muốn tự động hóa lưu lại .
Xem thêm : Những thao tác excel cơ bản nhưng rất có ích | 101 phím tắt trong Excel cực kỳ hữu dụng | Những phím tắt Word cực kỳ hữu dụng

3.2 / 5 – ( 14 bầu chọn )

Source: https://vhmod.com
Category: Mẹo vặt

Previous article15+ Cách Đuổi/ Diệt Kiến Hiệu Quả, Triệt Để Mà Bạn Cần Biết | Cleanipedia
Next article11 cách đuổi sạch gián cực kì hiệu quả

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here